Vybavení kanceláří v Česku zdražuje, náklady vzrostly o deset procent

V regionu střední a východní Evropy se Praha umístila druhá (s téměř stejným výsledkem jako první Polsko), pokud jde o náklady na vybavení kanceláří. Průměrná cena za tzv. fit out jednoho čtverečního metru kancelářských prostor činí 1 159 eur, což je lehce nad polovinou částky běžné na klíčových trzích Německa či Spojeného království, kde náklad často převyšuje 2 000 eur. Oproti loňskému roku ceny po celé Evropě kvůli inflaci a dalším faktorům vzrostly. V Praze nárůst činí cca 10 procent, takže nájemci kanceláří musejí při jejich rekonstrukci pečlivě zvážit jejich využívání a své nároky na prostor. Fit out stále častěji ovlivňují také požadavky na udržitelnost (ESG) a diverzitu a inkluzi (DE&I). 

Nárůst inflace zapříčiněný výraznou nerovnováhou mezi nabídkou a poptávkou, kterou způsobilo narušení dodavatelských řetězců, napětí na trzích práce a pokračující rusko-ukrajinský konflikt, v Evropě meziročně zvýšil náklady na vybavení kanceláří v průměru o 9 procent. Fit outy ve vysoké kvalitě tak nyní dosahují průměrných nákladů 1 537 eur za metr čtvereční. Podle reportu EMEA Fit Out Cost Guide 2023 realitněporadenské společnosti Cushman & Wakefield jsou ceny v regionu střední a východní Evropy (CEE) o necelou třetinu nižší než evropský průměr. Se zhruba 1 160 eury za metr čtvereční vévodí regionálnímu žebříčku Varšava a Praha. 

Tabulka 1: Náklady na fit out (v eurech za m²), země střední a východní Evropy 

Glyn Evans, vedoucí Design + Build pro region EMEA, Cushman & Wakefield: „Kvůli kombinaci nepříznivých faktorů se náklady na fit out zvyšují. S narůstající cenou za metr čtvereční tak mnozí nájemci při stěhování nebo rekonstrukci kanceláří pečlivě zvažují jejich využívání a případné zmenšení, které umožňuje hybridní způsob práce. Je potřeba detailně analyzovat, jak firma funguje a jaké má potřeby, aby se peníze na fit out vynaložily efektivně.“

V blízké budoucnosti se situace ohledně nákladů nejspíš nezmění a vyhlídky jsou smíšené. Přestože komplikace u dodavatelských řetězců se postupně zlepšují, přetrvávají problémy s dodávkami určitých produktů, zvláště elektroniky, a náklady na pracovní sílu zůstávají vysoké. Předpověď inflace v eurozóně pro rok 2023 je ve výši 6,2 procenta, ale v roce 2024 má zpomalit na 2,7 procenta. Tyto faktory znamenají, že vstupní náklady nejspíš v nejbližší době zůstanou zvýšené, takže dodavatelé stavebních prací pravděpodobně nebudou chtít riskovat a zavedou další bezpečnostní opatření proti současným nejistým podmínkám.

Na druhou stranu zpomalení ekonomiky zvýšilo opatrnost nájemců při nakládání s kapitálovými výdaji, což spolu s aktuálním obecným trendem snižování dopadu provozu kanceláří znamená zmenšení trhu. To pak vede k zostření soutěže o získání projektů a tlaku na cenu v tendrech kvůli snižování marží.

Současné pracovní prostředí je hybridní, různorodé a udržitelné

Většina významných firem (ne-li všechny) zavedla nějakou formu hybridního pracovního modelu, často v reakci na očekávání zaměstnanců ohledně větší flexibility práce. Na významu získávají i další trendy, především ESG (environmental, social, governance) a DE&I (diversity, equity, inclusion).

Glyn Evans, vedoucí Design + Build pro region EMEA, Cushman & Wakefield: „Cíle v oblasti udržitelnosti se stávají normou, stejně jako stále viditelnější aktivity na podporu diverzity, rovnosti a inkluze. Role technologií nikdy nebyla významnější, a to z hlediska umožnění změny, ale i měření jejích dopadů. U fit outu kanceláří tak dnes nejde jen o jejich vzhled, ale i o to, jak přispívá k plnění finančních, společenských a udržitelných cílů firmy a jak odráží její značku a kulturu.“ 

Workplace strategie a řízení změn

V reakci na potřebu spolupráce, ale i individuální soustředěné práce musí kancelář zůstat dynamickým prostředím. Multifunkční kancelář lze vytvořit použitím modulárního a flexibilního nábytku, který umožňuje různé konfigurace prostor pro rozličné činnosti, a zavedením digitálních systémů pro jejich rezervaci. Přechod k hybridním či flexibilním modelům vyvolává velký posun ve způsobu práce, nejen v místě jejího výkonu. Nájemci, kteří tuto změnu uchopili nejlépe, zavádějí nová pracovní pravidla, inovativní design kanceláří a promyšlené programy řízení změn.

Udržitelnost

Mnozí majitelé se již snaží zajistit, aby jejich budovy byly v souladu s legislativními požadavky, a stále častěji i s očekáváními nájemců. Ti, kteří to neudělají, riskují zastarávání svých budov – v Evropě je jich polovina starší třiceti let a pouhých 14 procent se vystavělo či udržitelně modernizovalo v posledních deseti letech.

Glyn Evans, vedoucí Design + Build pro region EMEA, Cushman & Wakefield: „Náš nedávný report na téma zastarávání budov, ‘Obsolescence = Opportunity: The next evolution of office space in Europe’, varuje, že 76 procent evropských kanceláří do roku 2030 zastará. Důvodem je kombinace změny pracovních modelů, poptávky nájemců, nárůstu legislativních kroků evropských vlád ohledně minimálních standardů udržitelnosti a také ekonomických nejistot. Prostory tak nekorespondují s poptávkou.“

Fit outy kanceláří jsou klíčovou součástí, neboť během životního cyklu kancelářské budovy takových úprav proběhne 30 až 40 a jejich dopad na životní prostředí převýší uhlíkovou stopu samotné budovy. Převládajícím řešením by měl být návrat k základnímu principu redukovat, znovu použít, recyklovat (reduce, reuse, recycle). Možné kroky jsou třeba: maximální využití denního světla a minimalizace umělého osvětlení; podlahy, příčky a nábytek z materiálů šetrných k životnímu prostředí; design pracující s přírodními prvky; volba dodavatelů energií z obnovitelných zdrojů; zavedení opatření směřujících k redukci množství odpadu. Omezit používání klimatizace a osvětlení v časech nízké obsazenosti částí prostor mohou inteligentní rezervační systémy a senzory. A nemělo by se zapomínat ani na likvidaci fit outů: nyní se při ní většina materiálu namísto recyklace využije jen omezeně (down-cycling). Řešením by mohly být biokompozitní materiály a využití programů zpětného odběru, které umožňují expirované výrobky znovu zařadit do výrobního cyklu.

Nákup a dodavatelé

Od vypuknutí pandemie se nákupu věnuje značná pozornost, především kvůli problémům s dodavatelskými řetězci, které způsobují mimo jiné zpoždění dodávek a potažmo i projektů, ale i kvůli tlaku na rozpočty souvisejícímu s nedostatkem některých produktů a vyššími náklady na dopravu. Roste tedy finanční tlak na výběr kratších dodavatelských řetězců, ale přínosy mohou být i další, nefinanční.

Konkrétně se přehodnocení dodavatelských řetězců může přímo propojit s dosahováním cílů ESG: výběrem materiálů šetrných k životnímu prostředí, vyráběných v bližších lokalitách, nejlépe v rámci environmentálně efektivních dodavatelských řetězců, což může také pomoci při snižování emisí dle cílů SBTI kategorie 3. Souvisí s tím i koncept společensky odpovědného nákupu, který využívá kupní sílu k vytvoření sociálních přínosů nad rámec hodnoty zboží či služeb, od nákupu z lokálních zdrojů po nákup od minoritních skupin či subjektů provozujících sociálně prospěšné podnikání.

Technologie

Technologie se nyní prolínají všemi složkami vybavení kanceláří, takže podíl nákladů na ně na celkovém rozpočtu narůstá. V kanceláři jsou potřeba rezervační systémy a nejmodernější nástroje umožňující spolupráci a propojení. Větší důraz na DE&I vyžaduje rovné podmínky bez ohledu na to, jak, kde či kdy se zaměstnanci rozhodnou pracovat. A příslušníci generace Z, tzv. „digital natives“, jejichž zastoupení na pracovním trhu se zvyšuje, budou v rostoucí míře očekávat bezproblémovou konektivitu.

I technologie mohou přispívat k dosažení cílů udržitelnosti, a to pomocí chytrých systémů, senzorů a energeticky efektivních zařízení. Přesun do cloudu nyní umožňuje menší serverovny, což s sebou nese nižší nároky nejen na prostor, ale i na chlazení. Senzory v budovách pak mohou upozorňovat jejich správce na blížící se preventivní údržbu, a pomáhat tak předejít selháním systémů. Technologie tak umožňují nejenom realizovat změnu, ale i měřit její dopady – a tak by se s nimi mělo dále pracovat.

 Graf 1: Členění celkových nákladů na fit out

Legenda: Nábytek – Stavební náklady – Audiovizuální a IT technika – Projektové řízení 

Glyn Evans, vedoucí Design + Build pro region EMEA, Cushman & Wakefield: „V dnešní době není vybavení kanceláří jenom záležitostí designu, ale zahrnuje celou řadu aspektů. K nim patří péče o zaměstnance včetně uspokojení jejich požadavku na flexibilitu, principy DE&I, udržitelnost a dopad na životní prostředí, ale i provozní a finanční efektivita firmy. Z hlediska workplace strategií činí firmy značné pokroky a význam, který přikládají udržitelnosti a DE&I, nelze podceňovat. Stále více se jich v této oblasti zaměřuje na plnění konkrétních a měřitelných cílů.

Společnost Cushman & Wakefield všechny tyto principy nedávno uvedla do praxe při rekonstrukci své vlastní pražské kanceláře: zmenšili jsme prostory o 20 procent, zavedli sdílení pracovních míst, zvýšili počet prostor pro soustředěnou i pro týmovou práci (osobní i online), modernizovali audiovizuální a IT vybavení. Při rekonstrukci, ale i dlouhodobě ve všem, co děláme, aplikujeme principy udržitelnosti a DE&I, které jsou pro naši společnost prioritou. Platí to jak pro naše vlastní fungování, tak v rámci služeb, které nabízíme klientům – se společným cílem provozovat realitní byznys v souladu s novými potřebami, nařízeními a trendy.“  

Report Fit Out Cost Guide společnosti Cushman & Wakefield porovnává 25 klíčových měst Evropy z hlediska průměrných nákladů v různých standardech fit outů a pomáhá nájemcům v počátečních fázích vytváření rozpočtu na zařízení kanceláře. Jeho součástí je i komplexní sekce zahrnující do celkového součtu nákladů na potenciální projekt interního fit outu nábytek, audiovizuální a IT vybavení, poplatky za projektové řízení a mimořádné výdaje.