Přechod na digitální účetnictví trvá jen měsíc, firmy se přesto změny bojí

Digitalizovat se musí a první na ráně jsou účetnictví a finance. České firmy to vědí, ale mnoho z nich si přechod z papíru na digitál zbytečně démonizuje a transformaci odkládá, nebo ji řeší polovičatě. Kompletní převod však nemusí zabrat více než pár týdnů.

Digitalizací žije český i evropský trh. Podle průzkumu německé kanceláře společnosti PriceWaterhouseCooper (PwC) pracuje na komplexní digitální transformaci svých finančních a účetních systémů téměř šedesát procent firem. Vyplývá to ze studie Digitalizace ve financích a účetnictví 2023, provedené na vzorku stovky středních firem. „Zdá se, že dozrál čas na konkrétní řešení v oblasti umělé inteligence. Aplikace založené na této technologii se mohou uplatnit právě i v oblasti financí a účetnictví,“ vysvětlil jeden z autorů Rüdiger Loitz.

V České republice je trend podobný: podle průzkumu Asociace malých a středních podniků (AMSP) tři čtvrtiny firem loni posílily vlastní digitalizaci a jsou velmi ochotné k dalším inovacím. Problém však podle některých expertů spočívá v úrovni a komplexnosti. Mnoho českých firem považuje za „digitál“ to, že pouze převede část agendy do online prostředí: místo kompletních CRM, ERP či účetních systémů však dále používají excelové tabulky či elektronické kalendáře a ručně vyčítají jednu každou fakturu. Skutečných výhod, které s sebou nese digitalizace, tak nemohou dosáhnout.

„Výhody digitalizace zdaleka nespočívají jen ve zrychlení a zlevnění běžných procesů. Díky okamžitému přístupu k důležitým datům mohou podnikatelé bleskurychle reagovat na vývoj trhu, odhalovat chyby, upravovat ceny a zdokonalovat procesy. Zatímco dříve museli řídit svůj byznys na základě měsíc starých čísel, dnes je mají k dispozici v přímém přenosu,“ vysvětluje Marcela Lonková ze společnosti This One, která firmám s digitální transformací pomáhá. Kompletního přechodu na digitál se podle ní firmy bojí zbytečně. „Není to raketové inženýrství. Asistovanou transformaci lze provést i během jednoho či dvou měsíců.“

Roboti vykrývají nedostatek účetních

Firmy, které chtějí digitalizovat, ale nevědí jak, mají několik možností. K financování mohou například využít dotační výzvy Ministerstva průmyslu a obchodu (MPO), které se na tuto oblast zaměřují. Agentura pro podnikání a inovace (API), kterou ministerstvo zřizuje, pravidelně vypisuje dotační výzvy na zavádění inovativních technologií. Je také možné využít služeb firem, které se na transformaci specializují.

„Setkáváme se s obavami, že během transformace naběhne do firmy parta IT nerdů a překopou systém, na který byli všichni zvyklý, v úplně nový a nesrozumitelný matrix. Opak je pravdou, přechod musí být plynulý, aniž by se chod podniku zastavil nebo narušil,“ popisuje Marcela Lonková s tím, že kompletně transformovat je možné jak interní, tak externí účetnictví, a to u velkých korporátů i malých firem o desítkách zaměstnanců. Jedním z prvních efektů pak bývá úleva zahlceným zaměstnancům, což je při nedostatku kvalitních účetních běžný problém. Typicky firmy potřebují lépe rozložit kapacity v týmu a zbavit se přetížení z rutinních činností.

„Transformace musí vždy začít podrobnou analýzou, novým rozdělením kompetencí a důkladným proškolením zaměstnanců. Teprve pak se implementují nástroje umělé inteligence, integrují se účetní systémy a nastavují roboti,“ vysvětluje Marcela Lonková. Během konečného vyladění je pak nezbytná zpětná vazba zaměstnanců. „Zvládnutá digitální transformace se na číslech projeví obvykle v řádu týdnů, nejdéle měsíců. Zvýšení obratu při stejném počtu zaměstnanců se běžně pohybuje v desítkách procent.“