Z pláže se dá vyřídit všechna práce jako z kanceláře

Ty tam jsou doby, kdy hlavní vymožeností práce na dálku byl e-mail. Díky sofistikovaným kancelářským platformám je možné pracovat třeba i z pláže úplně stejně a plnohodnotně jako z kanceláře. Pomáhá tomu hned několik chytrých nástrojů.

Porada přes videokonferenci

Už z doby koronavirové pandemie jsme si zvykli na pracovní porady na dálku přes chytrá zařízení. Zájem o různé druhy videokonferencí raketově vzrostl a neopadl ani po ústupu pandemie. Málokterá porada se už obejde bez toho, že by se k ní někdo nepřipojoval vzdáleně. Šetří to čas a umožňuje se zapojit i těm členům týmu, kteří zrovna nejsou v kanceláři, ať už z důvodu nemoci, pracovní cesty nebo dovolené a jejich účast je přesto žádoucí. Videokonference jsou standardní součástí všech známých kancelářských platforem, včetně českého IceWarpu, který představuje výhodnější alternativu ke globálním službám Microsoft 365 nebo Google Workspace. Jeho videokonference umožňuje už při plánování porady nastavit automatické spuštění nahrávání schůzky, po jejímž konci mají všichni účastníci k dispozici odkaz na záznam.

Přenosná plocha počítače

Ruku na srdce, kdo není zvyklý odkládat si důležité a aktuální dokumenty na plochu počítače nebo notebooku? Ale kdo si zároveň toto zařízení voz všude sebou, aby měl tyto dokumenty k dispozici? IceWarp přišel s nápadem na „přenosnou“ plochu, kterou nazývá Dashboardem, a ta se stěhuje ze zařízení do zařízení podle toho, zda uživatel zrovna potřebuje pracovat na notebooku, tabletu, mobilu či desktopu. Je totiž součástí cloudové aplikace IceWarp Epos, stejně jako všechny další nástroje včetně e-mailu. Na Dashboard se dají připínat důležité dokumenty, ale i konverzace z TeamChatu, e-maily, zápisy z porad a další záležitosti. To desktopová plocha počítače neumí, pokud se tedy nechcete ke svému zařízení připojovat vzdáleně.

TeamChat a týmové místnosti

Na všechno se dá vyřídit přes e-mail a ne vždy je možné hodiny trávit na videokonferenci. Ideálním nástrojem pro společnou práci je TeamChat. Umožňuje společně s týmu konzultovat konkrétní kroky a přípravu dokumentů, sdíleně v nich provádět změny a úpravy, a to vše třeba v uzavřené chatovací místnosti přístupné jen pro zvané. A pokud je váš tým mezinárodní, nemusíte řešit jazykovou bariéru. Pokud máte vlastní účet u OpenAI a ChatGPT, můžete si ho aktivovat v IceWarpu a využít překlad chatu v reálném čase. S arabskými kolegy si tak můžete dopisovat v jejich mateřštině, aniž byste museli přecházet do angličtiny nebo jiného světového jazyka. ChatGPT nabízí uživateli IceWarpu i celou řadu dalších funkcí, které jsou viditelné pouze těm, co si propojí svůj účet u této platformy s účtem u OpenAI.

E-mail s umělou inteligencí

Pokud využíváte ChatGPT, můžete ho ve spojení s platformou IceWarp využít například i pro pročítání dlouhých e-mailů, kdy vám vytvoří shrnutí toho nejdůležitějšího, a ještě vám zkoncipuje návrh odpovědi. Je-li ChatGPT zapojen do celé e-mailové konverzace, dokáže ušetřit práci rychlým generováním návrhů odpovědí nebo zpracováním texu z podkladů, které dorazily elektronickou poštou. Konkrétní důležité e-maily lze u IceWarpu přetáhnout na pracovní plochu nebo do chatovací místnosti a dále s nimi pracovat, třeba i sdíleně v týmu. Umožňuje to unikátní řešení IceWarpu, který má všechny nástroje v rámci jediného okna internetového prohlížeče, bez nutnosti překlikávat jinam a tříštit tak pozornost mezi více různých aplikací a nástrojů od různých dodavatelů.

Hromadné úpravy dokumentů

Potřebujete vypilovat nějaký text nebo naplánovat akci a nechcete si donekonečna posílat textové soubory jako přílohy e-mailů? Upravujte je se svým týmem hromadně prostřednictvím sdílených dokumentů v IceWarpu. Připněte si důležitý dokument na plochu nebo ho přesuňte do teamové chatovací místnosti. Všechny úpravy jsou jasně viditelné včetně toho, kdo a kdy je provedl. Pokud potřebujete nějaký detail probrat podrobněji, můžete si k tomu uspořádat rychlou videokonferenci a dokument si nasdílet do ní. A když vám přijde dokument jako příloha e-mailem, rovněž si ho můžete hned přetáhnout na plochu nebo do chatovací místnosti a pustit se do hromadných úprav.

Práce na dálku je stále snadnější a jak je vidět, ani dovolená nemusí stát v cestě při důležitých rozhodováních, která se bez vás neobejdou. Tím ale rozhodně nechceme říci, že by dovolená měla být standardně spojená s prací na dálku. Dovolená by měla být dovolenou a pro klid vaší duše můžete vědět, že při jakékoli krizi vám nic nebrání v tom se rychle zapojit do jejího řešení.